Los equipos comerciales trabajan mucho en Excel: filtros, orden, colores y notas son utiles. El problema aparece cuando CRM, herramienta de email o verifier esperan un CSV.
1. Por qué un archivo estructurado es indispensable
Un archivo mal estructurado retrasa toda la prospección. Columnas faltantes, datos incoherentes o ausencia de email convierten un import rápido en limpieza manual.
- Nombre de empresa
- Ciudad o región
- Email profesional
- Telefono o sitio web
- Fuente o segmento
Estas cinco columnas bastan para empezar. Para métodos de recogida lee como crear un archivo de prospección.
2. Columnas esenciales en Excel
Un archivo completo agrupa los campos en cuatro areas.
Identificación: nombre de empresa y categoría.
Ubicación: dirección, ciudad, código postal, región y país.
Contacto: emails, telefonos y sitio web.
Enriquecimiento: redes sociales, URL Google Maps, rating y fuente.
Nombre, Direccion, Ciudad, Codigo postal, Region, Email 1-5, Telefono 1-5, Categorias, Web, Facebook, Instagram, LinkedIn, URL Maps
3. Excel vs CSV: qué formato elegir
Excel es el formato de trabajo comercial: filtrar, revisar, ordenar y anotar.
CSV es el formato de integracion: CRM y herramientas de email esperan campos mapeables.
Errores CSV que evitar
- Separador incorrecto: coma o punto y coma.
- Problemas de encoding con caracteres especiales.
- Guardar de nuevo un CSV sin comprobar UTF-8.
4. Ejemplo concreto: una fila prospect
| Empresa | Ciudad | Telefono | Web | Categoria | Fuente | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Panaderia Martin | Madrid | contact@example.com | +33 1 XX XX XX XX | example.com | Panaderia | SphereScout export |
Cada columna ayuda a cualificar, contactar, personalizar y rastrear la fuente.
Para un ejemplo descargable, consulta la guía de directorio CSV.
5. Cómo completar el archivo
Investigacion manual
Util para menos de 50 cuentas muy concretas. Despues se vuelve demasiado lenta.
Scraping
Util para perfiles tecnicos con una fuente clara. El coste esta en setup, limpieza y enriquecimiento.
Datos listos
Util cuando el equipo necesita emails verificados, filtros y export CSV o Excel de inmediato.
6. Importar en CRM o herramienta de email
1. Guardar como CSV UTF-8 con el separador esperado.
2. Subirlo a la interfaz de import.
3. Mapear cada encabezado al campo correcto.
Verificar emails antes de enviar
Si el archivo viene de investigación manual o scraping, verifica los emails antes de enviar. Rebotes altos dañan la reputación.
Reglas de calidad antes de importar
Antes de importar, congela la estructura de columnas. Cambiar encabezados después del primer import dificulta deduplicación y reporting.
Usa una fila por empresa o contacto, un tipo de valor por columna y un formato consistente para teléfonos y países. Evita poner varios emails en una celda si el CRM espera campos separados.
Añade una columna de fuente desde el inicio. Parece menor, pero se vuelve esencial cuando comparas investigación manual, scraping, archivos comprados y contactos inbound.
Checklist de mapeo CRM
- Mapea primero empresa, ciudad, web, email y teléfono.
- Mantén categoría o segmento como campo buscable.
- Conserva fuente original y fecha de export.
- Ejecuta deduplicación antes de hacer outreach.
- Prueba con 20 filas antes de importar miles.
Esta prueba corta evita el error habitual: un CSV técnicamente válido que genera datos inutilizables en el CRM.