Vertriebsteams arbeiten gerne in Excel: Filter, Sortierung, farbige Spalten und Notizen sind praktisch. Die Reibung entsteht beim nächsten Schritt, wenn CRM, E-Mail-Tool oder Bounce-Prüfer eine CSV-Datei erwarten.
1. Warum eine strukturierte Datei unverzichtbar ist
Eine schlecht strukturierte Datei bremst die gesamte Prospecting-Arbeit. Fehlende Spalten, uneinheitliche Werte oder keine E-Mail-Spalte machen aus einem kurzen Import eine manuelle Bereinigung.
- Unternehmensname
- Stadt oder Region
- Berufliche E-Mail
- Telefon oder Website
- Quelle oder Segment
Diese fünf Spalten reichen für den Start. Für Methoden zur Datensammlung lesen Sie wie man eine Prospektionsliste erstellt.
2. Wichtige Spalten in einer Excel-Tabelle
Eine vollstaendige Datei gruppiert Felder in vier Bereiche.
Identifikation: Unternehmensname und Kategorie.
Standort: Adresse, Stadt, Postleitzahl, Region und Land.
Kontakt: E-Mails, Telefonnummern und Website.
Anreicherung: Social Links, Google Maps URL, Bewertung und Quelle.
Name, Adresse, Stadt, Postleitzahl, Region, E-Mail 1-5, Telefon 1-5, Kategorien, Website, Facebook, Instagram, LinkedIn, Maps URL
3. Excel vs CSV: welches Format?
Excel ist das Arbeitsformat für Sales: filtern, prüfen, sortieren und kommentieren.
CSV ist das Integrationsformat: CRM- und E-Mail-Tools erwarten sauber zuordenbare Felder.
CSV-Fallen vermeiden
- Falsches Trennzeichen: Komma oder Semikolon.
- Encoding-Probleme bei Sonderzeichen.
- CSV erneut speichern, ohne UTF-8 zu prüfen.
4. Konkretes Beispiel: eine Prospect-Zeile
| Unternehmen | Stadt | Telefon | Website | Kategorie | Quelle | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bäckerei Martin | Berlin | contact@example.com | +33 1 XX XX XX XX | example.com | Bäckerei | SphereScout export |
Jede Spalte hilft beim Qualifizieren, Kontaktieren, Personalisieren und Nachverfolgen der Quelle.
Ein herunterladbares Beispiel finden Sie im CSV-Unternehmensverzeichnis.
5. Wie man die Datei fuellt
Manuelle Recherche
Sinnvoll für weniger als 50 sehr gezielte Accounts. Danach wird sie zu langsam.
Scraping
Sinnvoll für technische Profile mit klarer Quelle. Der Aufwand liegt in Setup, Bereinigung und Anreicherung.
Fertige Daten
Sinnvoll, wenn verifizierte E-Mails, Filter und CSV- oder Excel-Export sofort gebraucht werden.
6. Import in CRM oder E-Mail-Tool
1. Datei als UTF-8 CSV mit erwartetem Trennzeichen speichern.
2. In die Importoberflaeche des CRM oder Tools hochladen.
3. Spaltenueberschriften den passenden Feldern zuordnen.
E-Mails vor dem Versand prüfen
Bei manueller Recherche oder Scraping sollten E-Mails vor dem Versand geprüft werden. Hohe Bounce-Raten schaden der Absenderreputation.
Qualitätsregeln vor dem Import
Frieren Sie die Spaltenstruktur vor dem Import ein. Werden Überschriften nach dem ersten Import geändert, werden Dublettenprüfung und Reporting unnötig schwer.
Nutzen Sie eine Zeile pro Unternehmen oder Kontakt, einen Werttyp pro Spalte und ein einheitliches Format für Telefonnummern und Länder. Mehrere E-Mails in einer Zelle sind problematisch, wenn das CRM getrennte Felder erwartet.
Fügen Sie von Anfang an eine Quellspalte hinzu. Sie wirkt klein, wird aber wichtig, sobald manuelle Recherche, Scraping, gekaufte Dateien und Inbound-Kontakte verglichen werden.
CRM-Mapping-Checkliste
- Unternehmen, Stadt, Website, E-Mail und Telefon zuerst zuordnen.
- Kategorie oder Segment als suchbares Feld behalten.
- Ursprüngliche Quelle und Exportdatum speichern.
- Dublettenprüfung vor Outreach durchführen.
- Mit 20 Zeilen testen, bevor Tausende importiert werden.
Dieser kurze Test verhindert den häufigsten Fehler: eine technisch gültige CSV-Datei, die im CRM unbrauchbare Daten erzeugt.